1. يقدم المورد الفاتورة /المطالبة من خلال قسم الديوان لتسجيلها 

     2. تحول الفاتورة /المطالبة قسم المحاسبة للقيام بما يلي:

• المصادقة على الفاتورة /المطالبة من صاحب الصلاحية. 
• إعداد مستند الصرف
• التأكد من وجود كامل معززات الصرف
• إجراء الاقتطاعات اللازمة وتوقيعه من أصحاب الصلاحية
• إجازة مستند الصرف من قبل مديرية الرقابة الداخلية ومن قبل المراقب المالي
• إعداد شيك بالقيمة النهائية وتوقيعه من المفوضين بالإنفاق

     3. تسليم الشيك لصاحب العلاقة بعد ختمه بعبارة لا يصرف إلا للمستفيد الأول ويتم التسليم مقابل التوقيع

مطالبة مالية/ فاتورة مصدقة من المورد تبين تفاصيل كافة المشتريات من عدد وقيمة لكل نوع من اللوازم والقيمة الإجمالية وتفقيطها معززة بالمرفقات التالية:-

• نسخة من العطاء ، أمر الشراء ، قرار الإحالة
• ضبط استلام من الدائرة الطالبة موقع من قبل لجنة الاستلام بالقبول في حال قيمة المشتريات تزيد عن 500 دينار
• مستند ادخالات من الدائرة موقع عليه من قبل امين المستودع حسب الاصول ومفصلاً به كافة المواد نوعاً وكماً
• نسخة من براءة الذمة من دائرة ضريبة الدخل  مع مشاهدة الاصل في حال قيمة المشتريات تزيد على أل(1000) دينار
• ضمانة سوء مصنعية مصدقة من كاتب العدل وملصقاً عليها الطوابع القانونية إذا تطلبتها شروط العقد وطبيعة اللوازم المطلوبة
• تامين صيانة على شكل كفالة بنكية او شيك مصدق صادرة عن بنك محلي وفقا لمتطلبات شروط العقد وطبيعة اللوازم المطلوبة